Unsplash
Als je als logistiek professional advies op locatie geeft, ben je vaak onderweg. Hierbij komt vaak veel op je af: je houdt niet alleen rekening met de afspraak, maar ook met de reis en de producten die je eventueel introduceert. Misschien dat je de risico’s van zowel de reis als het adviseren daarom soms uit het oog verliest. Dat terwijl field service en advies op locatie veel uitdagingen met zich meebrengen. Benieuwd waar je rekening mee moet houden? In dit artikel vertellen we je hoe het zit.
Niet alleen uitvoeren, maar ook coördineren
Waar veel logistiek professionals zich enkel bezighouden met het vervoer en de levering van goederen, krijg je hier binnen de field service er nog verantwoordelijkheden bovenop. Zo heb je op locatie ook een klus te klaren: denk aan het geven van advies en het introduceren van nieuwe hardware of systemen.
Je hebt hierbij te maken met mensen, middelen en locaties. Hoe meer afspraken je op een dag gepland hebt, hoe groter de kans dat er iets misgaat wat je planning in de war schopt. Zorg daarom dat je voor de levering een overzicht hebt over onder andere:
- Wie waarheen gaat, en wanneer
- Wanneer de hardware aan moet komen
- Wat er gebeurt als er iets uitloopt of verandert
Wat er onderweg mis kan gaan
Als processen niet goed op elkaar aansluiten, ontstaan er al snel problemen. Vaak begint het klein, bijvoorbeeld als je het overzicht even kwijt bent, een planning niet flexibel genoeg is of de hardware niet op tijd geleverd is. Maar dit kan uiteindelijk een grote impact hebben: denk aan geannuleerde afspraken, ontevreden klanten en extra ritten.
Ook problemen met je auto kunnen flink roet in het eten gooien. Het is dus handig om je goed voor te bereiden op vertraging, schade of pech. Ga je een nieuwe bedrijfsauto verzekeren? Dan kan het handig zijn om te kijken naar een All Risk dekking die ook vervangend vervoer aanbiedt. Zo ben je snel weer onderweg en loop je hopelijk geen grote achterstanden op. Ook kun je ervoor zorgen dat er altijd een collega back-up staat, die jou ergens kan oppikken als je onderweg strandt.
Wat er op locatie mis kan gaan
Niet alleen onderweg kunnen er fouten gemaakt worden. Ook op locatie zelf kan er iets misgaan. Misschien geef je bijvoorbeeld verkeerd advies over het aanpassen van looproutes in een warenhuis en kruisen medewerkers en machines elkaar, waardoor de veiligheid en efficiëntie aangetast worden. Of heb je de systemen die je introduceert niet voldoende getest en werkte het scanflow systeem wel voor een aantal orders, maar niet bij grote drukte.
Verkeerd advies of onvoldoende testen kan hoge kosten met zich meebrengen. Het is dus belangrijk dat werkgevers een goede beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Zo worden kosten die ontstaan door een beroepsfout (deels) gedekt.
Grip en overzicht houden
Om problemen te voorkomen, is alleen het kennen van de risico’s niet genoeg. Je moet ook tijdens de dag kunnen bijsturen en inzicht houden in je werkzaamheden, anders loop je al snel achter de feiten aan. Daarom is het belangrijk om overzicht te houden. De volgende tips kunnen hierbij helpen:
- Werk met alle medewerkers/collega’s aan een centrale planning
- Bundel afspraken met regio of route
- Laat ruimte in je dagplanning voor uitloop of werk met tijdsblokken (ochtend/middag/avond)
- Test hardware/systemen uitvoerig voor je de deur uitgaat om te zorgen dat alles goed werkt
- Zorg voor een duidelijke overdracht bij het introduceren van nieuwe systemen of processen
Goed voorbereid de weg op
Als professional in de logistiek reis je heel wat af. Bied je daarnaast ook fieldservice aan en adviseer je klanten over logistieke processen of handige systemen? Dan kan het soms lastig zijn om overzicht te houden. Door alle processen goed op elkaar af te stemmen en je voor te bereiden op mogelijke risico’s, maak je de kans op vertragingen en extra kosten zo klein mogelijk.